Intranetové aplikace ve firemním prostředí

90. léta 20. století byla pro internet jako takový bezesporu nejzásadnější dekádou. Byl spuštěn první webový server na světě, vzniklo W3C Consortium, které sjednotilo jazyk HTML, a počet připojených uživatelů začal prudce stoupat. Potenciál byl obrovský, sdílení informací nebylo nikdy jednodušší a rychlejší. Univerzity byly pro rozvoj internetu klíčové a není divu, že právě ony začaly jako první využívat jeho principy a technologie ve svých lokálních počítačových sítích.

Co je to vlastně ten intranet?

Společně s internetem se začal rozvíjet i intranet. Taková soukromá internetová síť v rámci jedné skupiny. Dnes ho využívá drtivá většina organizací a firem. Pomineme-li vzdělávací instituce, ve firemní sféře jsou možnosti intranetu často velmi podceňovány. Běžné je sdílení novinek a článků pro zaměstnance, usnadnění komunikace v rámci organizace pomocí diskusních skupin či živých chatů apod. Méně časté jsou nejrůznější ticketovací systémy typu „Help Desk“, vzdělávání a rozvoj zaměstnanců, případně projektové řízení. Potenciál vlastního informačního systému je však mnohem větší, než jakým způsobem jej firmy využívají.

K čemu intranet aneb všemocný Excel

ERP či CRM systémy efektivně řeší drtivou část interních procesů. Dají se snadno upravit přesně na míru zákazníka, proč tedy řešit vlastní informační systém? Jakákoli organizace je v podstatě živý, neustále se vyvíjející organismus. Neustále vznikají požadavky na optimalizaci a zvýšení efektivity. Zavedení podpůrného nástroje či aplikace dokáže přinést nemalou úsporu času či finančních prostředků. Ideálním řešením je spuštění onoho nástroje přímo v ERP, to ale není vždy možné, ať už z důvodu proveditelnosti nebo finanční náročnosti.

Z vlastní zkušenosti vím, že podobné požadavky vznikají ve firmách téměř neustále a jen málokdy jsou skutečně integrovány do ERP. Zaměstnanci jsou tak nuceni uchylovat se k vlastním řešením, obvykle za využití tabulkových procesorů – nejčastěji MS Excel.

To by samo o sobě nemuselo být úplně špatně. Vytvořit tabulku, udělat z ní sdílený sešit a uložit ji na síťové úložiště, kde k ní mohou přistupovat i ostatní zaměstnanci, nic nestojí a během pár minut je možné zapisovat data. Síťové úložiště navíc často řeší i zálohování, takže je vystaráno. Bohužel, to je zároveň nejčastějším omylem. Tabulkové procesory nejsou navrženy k takovému typu práce a první komplikace obvykle přijdou velmi brzy. Problémy se zápisem dat, přepisování dat uživateli a nakonec úplné zhroucení souboru. Často lze narazit i na použití VBA maker nebo databázi v MS Access, ale i zde na sebe problémy nenechají dlouho čekat.

Zajdeme-li ještě dále, narazíme na procesy schvalování a nejrůznější formuláře, které je potřeba vyplnit, vytisknout a nechat podepsat v rámci schvalovacího procesu. Po schválení musí být dokument archivován v kartotéce. Zřejmě není nutné vysvětlovat, kolik času a úsilí to obnáší. O to horší je, že ani zdaleka nejde o činnost ojedinělou.

Tímto způsobem by bylo možné pokračovat dál a dál. V každé společnosti lze narazit na nespočet procesů a nástrojů, které lze zjednodušit a zlepšit převedením do ucelené formy. Jedním z řešení je právě intranet.

(Ne)omezené možnosti

Základem pro funkční intranetové aplikace je vědět, k čemu mají přesně sloužit. Nespornou výhodou intranetu je možnost propojení systémů tak, aby výsledné řešení odpovídalo potřebám. Jediným limitem je představivost zadavatele.

Zavedení nového softwaru může být ve firmě problém. Intranet je univerzální a není k němu zapotřebí víc než prohlížeč. Může tak pomoci vyřešit situaci, která by jinak z technických důvodů byla jen obtížně řešitelná.

Propojíte-li intranet např. s Active Directory (systém pro řízení uživatelských účtů od společnosti Microsoft), můžete velmi snadno získat automatické telefonní seznamy a seznamy uživatelů podle oddělení. Papírové formuláře můžete převést do digitální podoby a zavést u nich schvalování přes email, vidět veškeré změny, které byly provedeny, kým a kdy. Nemluvě o celkové úspoře času. Archivace je automatická, dokumenty nezabírají žádný fyzický prostor a jejich dohledetalnost je prakticky okamžitá.

Intranet pro každou firmu

Aplikací pro vytvoření intranetu je nepřeberné množství. Od telefonních seznamů, novinek a newsletterů, přes diskusní fóra, rezervační systémy, schvalování formulářů, vizualizaci dat a reporty, až po složitější řízení procesů. Jde jen o to si uvědomit, co přesně potřebujete.

Dobře navržený intranet je velice silným a efektivním nástrojem odpovídajícím potřebám jeho uživatelů. Potřebujete také jeden takový pro svou firmu? Kontaktujte nás a společně vymyslíme řešení, které vám sedne.